Møterom Booking System

Enkel administrasjon av dine møterom

Møterommet "dobbeltbooket"... igjen?!

Vi har løsningen!

Hvis du har et møterom eller konferanserom som flere har tilgang til, kan du bruke vårt møterom-booking system for å administrere tilgangen.

Du oppretter brukere på alle som skal benytte rommet, og så kan de selv gå inn og reservere tid i vårt online-verktøy.

Eksempel #1

La oss si at vi har en etasje i et bygg, der mange firma har sine kontorer, og deler på møterom og andre felles fasiliteter. Alle firmaene kan fritt benytte seg av møteromet, og booker tidspunkt ved å bruke Omnisys. Slike personer / firmaer kalles “aktører” i Omnisys. Et av firmaene (eller huseieren) har admin-tilgang.

Den som har admin-kontroll har full oversikt over aktører og møterom.  Aktører har egen innlogging, og kan booke møter i alle tilgjengelige møterom.

Hvis det er flere firma som deler møterom, så kan en representant for firmaet administrere sine ansatte (aktører).

Prøv møterom booking i dag!

Du har 30 dager fri tilgang, og kan teste programmet helt uten forpliktelser.

Eksempel #2

Et relativt stort firma har flere møterom der de ansatte kan ha kundemøter, kurs eller interne aktiviteter. 

Den som skal booke et møterom logger seg inn, velger aktuelt møterom fra en liste, og foretar booking i sin nettleser. I dette eksempelet tildeles en medarbeider i firmaet “admin”, og alle de som har tilgang til å booke møterom “aktører”.

Enkelt å bruke

Bookinger skjer enkelt og greit ved at man logger seg inn, velger et av møterommene man har tilgang til, og benytter seg av kalenderen. Dine bookinger kommer opp som grønne, og når det er opptatt vil det vises i grått.

Møterom organiseres under bygninger. Du kan opprette så mange bygninger du ønsker, helt kostnadsfritt.

Full kontroll

Du har full kontroll på alle dine bygninger og møterom i et oversiktlig dashboard. Legg til bilder av både bygninger og møterom.

Display utenfor rommene

Utenfor hvert møterom kan du sette opp et display som viser status på møterommet: om det er opptatt, eller om det er ledig. Du kan logge deg inn direkte på skjemen og booke møte der og da i kalenderen for det enkelte møterommet. Du kan bruke hvilket som helst nettbrett du vil, så lenge det er koblet til web.

Kundemottak med oversikt

Det er mulig å sette opp skjermer som viser oversikt over alle møterommene som en liste, og når de ulike rommene er ledig / opptatt. En slik oversikt er beregnet på kundemottak og liknende.

Resepsjon

Egen funksjon for resepsjon, der resepsjonister kan administrere alle bookinger på vegne av Aktører og besøkende. Ubegrenset antall resepsjonister kan legges inn, og får en “admin” rolle.

Andre nyttige funksjoner

Catering

Legg til catering-firma, og aktører som booker møterom kan se menyer og bestille mat til sitt møte direkte fra programmet. Regning sendes i etterkant direkte til kunden, slik at du slipper å administrere dette.

Filer

Du kan legge til filer til hvert møterom. Dette kan f.eks. være oppskrift på hvordan mann kommer seg på nett, regler, brannforskrifter og annen nyttig info.

Kalender integrasjon

Hvert møterom har sin unike URL, som kan legges til i ditt eget kalenderprogram (f.eks. Outlook, Google Calendar, Apple Calendar ++). Da kan man se oversikt over når det aktuelle møterommet er opptatt eller ledig. Hver booking man foretar kan lastes ned som en fil, og legges til i ditt eget kalenderprogram.

Whitelabel

Vi har mulighet for å integrere en møterom booking innlogging på din hjemmeside. Da vil besøkende kunne booke møterom uten å se Omnisys logo og branding, og opplevelsen vil bli at det er en integrert funksjon i den eksisterende hjemmesiden. Ta kontakt for prising og ytterligere beskrivelse av mulighetene.

Betaling

Hvis du ønsker, så kan du angi at et møterom koster penger å booke pr. time. Du kan bruke vårt dashboard til å sette sammen fakturagrunnlag, for så å sende en faktura til brukeren i etterkant. Du kan velge at enkelte brukere ikke skal betale noe, eller en fast pris per booking (uansett lengde).

Hjelp deltakere å finne frem

Hvert møterom har en egen link, som du kan sende på melding til møtedeltakere som kommer på besøk. Linken åpner opp en veibeskrivelse, med navigering i Google Maps.

Import av aktører

Man kan importere en aktørliste ved å bruke en standard Excel / .CSV fil. Dette gjør det enkelt å legge til et stort antall aktører. Systemet sender automatisk ut innloggingsinfo med brukernavn og passord til aktørene.

Video: hvordan komme i gang!

Prøv vår Møterom Booking gratis og uten forpliktelser i 30 dager.

Møterom

Pris pr. møterom
Kr. 79,- Per måned
  • Online booking av møterom
  • Ubegrenset antall brukere ("aktører")
  • Display utenfor møterom (på dine egne nettbrett / skjermer)
  • "Hvordan finne frem" link som kan sendes ut på epost
  • Mulighet for å ta betalt pr. booking
  • Knytt opp Catering firma, for matlevering til et møte
  • SMS varslinger
  • "Finn ledig rom" funksjon
  • Vis bookinger i ekstern kalender (f.eks. på din egen PC)
  • Admin brukere kan legges til

Bygninger

Kr. 0,- Per måned
  • Ubegrenset antall bygninger
  • Display for publikumsmottak med møteoversikt
  • "Finn frem" funksjon
  • Resepsjon
Facebook
Google+
Twitter
LinkedIn